Бизнес-школа ИПМ
Международная
аккредитация качества
IQA
+375 17 277-04-04

Как привести дела в порядок: краткий обзор практик и инструментов личной эффективности

Как все успеть? Этот вопрос становится главным вопросом современной жизни, вытесняя на задний план любимые классиками вопросы о том, кто виноват и что делать. Количество задач, которые нужно решить современному человеку, чрезмерно велико. Попытка сделать все и сразу может рано или поздно привести к панике и утомлению, которые, в свою очередь, еще больше снижают трудоспособность. К тому же довольно часто перегруженность деловыми задачами приводит к жизненному дисбалансу: семейные и личные дела приносятся в жертву срочным задачам на работе и откладываются на потом. Рано или поздно такой подход приводит к кризисам в личной жизни, которые опять-таки провоцируют дополнительные неприятности на работе. 

Вопросы приведения дел в порядок, волнуют огромное количество людей. Поэтому отвечающие на эти вопросы методики личной эффективности сегодня пользуются огромной популярностью. В этой статье я сделаю обзор некоторых методик и инструментов, позволяющих привести дела в порядок и улучшить баланс между работой и личной жизнью.
 

Матрицы 

Один из наиболее известных и популярных инструментов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. Вот она:


Популярность этой матрицы объяснима: она позволяет логично распределить дела по важности и срочности и визуализировать все это. Она сразу делает очевидным, чем заняться в первую очередь. Это, несомненно, важные и срочные дела, после выполнения которых можно перейти к важным и несрочным. Неважные дела довольно часто отвлекают внимание от того, что действительно нужно сделать. Так что имеет смысл призадуматься, стоит ли ими заниматься. Понятно, что несрочные и неважные дела делаются в последнюю очередь, если делаются вообще.

Впрочем, у классического вида этой матрицы, на мой взгляд, есть несколько серьезных недостатков. Во-первых, она традиционно используется для решения рабочих задач и не учитывает необходимость уделить внимания сферам, касающимся личной жизни. Это может привести к вытеснению дел, связанных с личной жизнью, ранг которых окажется ниже, чем неважные и несрочные. Во-вторых, матрица не содержит инструментов, которые позволили бы оценить дела как важные или неважные с точки зрения долговременных жизненных целей человека. А ведь нередко случается так, что пока все силы тратятся на тушение пожаров на работе, времени и внимания на что-то действительно значимое, на исполнение мечты уже не хватает. И именно это становится поводом для серьезных переживаний во время возрастных кризисов, когда у человека есть желание что-то сделать иначе, но уже нет возможности вернуться назад и все исправить.
 
Для того, чтобы более внимательно разобраться в видении задач с точки зрения более или менее долгосрочной перспективы, можно использовать еще одну матрицу. Мне ее представили под названием «Артезианские квадранты», под этим же названием передаю ее вам.

Очевидно, эта матрица подходит для решения вопросов, связанных с долгосрочными задачами. К примеру, стоит ли браться за соблазнительный на первый взгляд проект или, наоборот, сходу отказываться от новой возможности. Матрица дает возможность получить более полное видение ситуации и найти в ней угрозы и возможности, которые сразу не бросились в глаза. Впрочем, с помощью этой матрицы можно рассмотреть и не очень большие цели и задачи. Вполне вероятно, что такой подход позволит сэкономить много времени, поскольку поможет сориентироваться, стоит ли браться за то или иное дело в принципе. 

Потоковые практики

Термин «поток» в применении к человеческой деятельности был введен в обиход американским психологом Михаем Чиксентмихайи. Если вкратце, речь идет об особом состоянии, в котором человек действует эффективно и при этом получает удовольствие. Еще одна важная особенность этого состояния, по которому его можно узнать – слишком медленное или слишком быстрое течение времени. К примеру, за любимой работой можно не заметить, как прошел целый день. И наоборот – в критической ситуации за считанные секунды можно рассмотреть множество деталей и успеть принять верное решение.
 
Считается, что такое состояние творчества приходит только само собой. Однако в своей книге «Поток» Чиксетмихайи описывает ряд условий, которые необходимы для достижения потокового состояния и помогают в него войти сознательно. Среди этих условий – определенный уровень сложности задачи, который, с одной стороны, не позволит заскучать, а с другой – не даст ощутить тревогу из-за недостижимости результата. Кроме того, важным условием потокового состояния является погруженность в процесс деятельности. Если внимание отвлекается на другие задачи или посторонние размышления, потокового состояния не будет, а значит, не стоит ждать и большой эффективности.
 
В последние годы предлагается немало практик, помогающих использовать потоковые состояния. Одна из них – разработанная еще в конце 1980-х-начале 1990-х годов студентом Франческо Чирилло практика Pomodoro. Ее принцип прост: четко определить задачу, которой собираетесь заниматься, поставить таймер на 25 минут. И в течение этого времени заниматься только этой задачей. Потом – обязательный перерыв на 3-4 минуты – и следующее 25-минутное погружение в работу. После каждого четвертого такого погружения – перерыв на 25-30 минут.
 
Техника оказалась настолько удачной, что она используется во всем мире уже более двадцати лет и постоянно дорабатывается. Российский коуч-консультант Филипп Гузенюк предлагает разбивать работу на более короткие и комфортные 15-минутные отрезки и для каждого из них ставить определенные задачи, которые можно сделать за этот промежуток времени. То есть в конце каждого отрезка работы можно увидеть результат и похвалить себя за его достижение.
 
Пример:
Первые 15 минут – пишу план статьи
Вторые 15 минут – пишу первую часть статьи
Седьмые 15 минут – вычитываю тексти т.д.
 
После каждого отрезка работы обязательно делать короткую паузу. Собственно, и таймер заводится для того, чтобы выходить из состояния потока. Дело в том, что будучи очень эффективным, потоковое состояние одновременно является энергозатратным. Короткие перерывы помогут переделать множество дел, не истощая себя.
 
Еще одним инструментом, помогающим достичь потокового состояния, является предложенная Филиппом Гузенюком методика «Точки и запятые». Очень часто наше внимание перегружено большим количеством ранее не завершенных дел. Даже если мы не думаем о них постоянно, само их наличие отвлекает внимание от тех задач, которые нужно решить здесь и сейчас. Поэтому очень хорошо, занимаясь каждым конкретным делом, поставить в нем точку: принять решение, отправить письмо, завершить переговоры. То есть сделать что-то такое, что позволит мыслям больше к этой теме не возвращаться. Если точку по каким-то причинам поставить невозможно, имеет смысл поставить запятую. То есть четко для себя понять, что уже сделано и что еще предстоит сделать.  А главное – назначить время, когда работа будет продолжена, поставить отметку в календаре. И забыть о задаче, пока не придет время к ней вернуться.
 

GTD

GettingThingsDone переводится как доведение дел до завершения, однако в русской версии методику обычно называют «Как привести дела в порядок». Она разработана Дэвидом Алленом, консультантом в вопросах личной эффективности. Один из основных принципов методики заключается в том, что человеку не нужно держать в голове списки задач. Это отвлекает его от тех дел, на которых нужно сосредоточиться сию минуту. Все списки задач и напоминания о них предлагается хранить на внешних носителях. 
 
Методология GTD базируется на контроле и видении, для реализации которых разработаны специальные модели. Интересно, что видение стоящих перед человеком задач вырабатывается  как с точки зрения текущих дел и ближайших лет, так и в перспективе всей жизни.
 
Дэвиду Аллену также принадлежит подход, названный естественным методом планирования, который используется при работе со сложными задачами. Естественный метод планирования основан на вертикальном подходе: он начинается с определения цели и принципов и заканчивается выработкой первых конкретных шагов для достижения цели.
 
GTD – комплексный метод, и даже его самое краткое описание того, как он работает, занимает несколько страниц. Впрочем, входящие в него модели и подходы применяются во многих современных тренингах по личной эффективности.